Infirmières libérales : gagnez du temps sur vos tâches administratives

Aujourd’hui, les demandes de prises en charge se font de plus nombreuses chez les infirmières libérales. Ainsi, ces dernières cherchent des solutions efficaces pour que le temps de travail dédié aux tâches administratives soit libéré en faveur de leur « véritable métier ». Vous êtes concerné par cette situation ? Comptabilité, vérification des tiers payants, documents à remplir pour la Sécurité sociale, télétransmission, protocoles de soin des malades, etc.

Comment gérer ces fonctions supplémentaires chronophages qui vous submergent et vous éloignent du cœur de votre activité médicale ? Que vous exerciez seule ou en équipe, découvrez dans cet article les solutions qui vous permettront d’améliorer votre organisation au travail.

Métier d’infirmière libérale : l’importance de se réorganiser

Le temps moyen de travail pour une infirmière libérale est de 10 à 12 heures par jour. La journée commence généralement à 6 h du matin pour ne finir que très tard dans la soirée, vers 21h (voire au-delà). Elle prend en main environ une trentaine de visites par jour en plus des différentes tâches administratives. Cette pression très pesante est souvent à l’origine de l’épuisement professionnel.

En effet, la surcharge de travail, peu importe le métier, engendre un stress considérable qui peut finir par altérer la concentration. Même si les tâches administratives font partie intégrante des activités du métier d’infirmière libérale, il est important de se réorganiser pour éviter l’apparition du phénomène d’épuisement professionnel ou «burn out ».

Parmi les tâches les plus chronophages, dont les infirmières libérales doivent absolument s’occuper, on distingue la gestion administrative du tiers payant. Ce travail multiplie les déplacements des infirmières malgré leur journée surchargée.

Selon l’INRS (Institut national de recherche et de sécurité pour la prévention des accidents du travail et des maladies professionnelles), le risque avec la surcharge de travail est de mettre les travailleurs en porte-à-faux par rapport aux règles et valeurs de leur métier.

L’une des solutions pour permettre aux infirmières libérales d’éviter le burn out est de déléguer la gestion administrative du tiers payant à une entreprise spécialisée telle que Meditrina Santé par exemple. Cette dernière peut s’occuper de toutes les tâches comme :

• la gestion des DSI (Démarches de Soins Infirmiers) et des EP (Entente Préalable) ;
• la saisie des ordonnances ;
• les travaux de télétransmission ;
• la cotation des actes de nomenclatures ;
• la gestion des impayés (suivi des rejets) ;
• les conventions avec les mutuelles ;
• la vérification des retours NOEMIE ;

Vous n’avez pas à vous en faire, en déléguant ces tâches chronophages à des professionnels. En effet, en règle générale, les prestataires de ce genre s’engagent sur la confidentialité des données de leurs clients.

Autrement dit, vous aurez le total contrôle de gestion du tiers payant, et ce, même si vous faites appel aux services d’une équipe de professionnels. Vous pouvez désormais vous concentrer sur votre métier sans vous demander si vous allez être payée ou non pour tous les soins prodigués à vos patients.

Privilégier le travail en équipe

Les 12 heures de travail des infirmières libérales se répartissent en deux tournées entre lesquelles elles bénéficient d’une petite pause. Cependant, elles utilisent ce temps de répit pour organiser la tournée du lendemain.

Pour cela, elles doivent prendre en compte les priorités de cas, les exigences horaires de chaque patient, les horaires fixes pour certains soins et bien sûr les zones géographiques. C’est pour ne pas se perdre dans ce rythme effréné qu’il est conseillé de travailler en équipe. En fonction de l’organisation avec vos collègues, vous pouvez par exemple vous permettre une semaine de repos tous les mois ou mieux, gérer les itinéraires pour éviter les pertes de temps et d’énergie.

Pour chaque patient, la prise en charge doit être assurée de façon permanente : 7j/7 et 24h/24. Voilà encore une raison pour laquelle il est conseillé de travailler en équipe. En cas de maladie, de congé simple ou de congé de maternité, votre collège va se relayer pour assurer la permanence des soins, garantir la qualité du service et s’occuper des différentes paperasses. Le travail en équipe permet également à vos patients de bénéficier d’une stabilité d’intervention et d’une constance pour les soins.

En travaillant en équipe, les infirmières libérales auront aussi la possibilité de profiter de leur temps libre. Elles pourront ainsi s’adonner à leurs loisirs, déstresser et passer du temps avec leur famille. Pour ce faire, il suffit de mettre en place un planning efficace avec vos collègues, de façon à alterner les journées complètes, les demi-journées et les congés.

Infirmières libérales : apprendre à réorganiser les tâches administratives

Que vous travailliez seule ou en équipe, vous devez apprendre à définir les tâches qu’il faut réaliser en priorité et celles que vous devez déléguer. Il existe plusieurs outils qui vous permettent d’organiser votre travail, dont la Matrice d’Eisenhower. Cette méthode consiste à diviser vos différentes tâches administratives en 4 groupes bien distincts :

• les tâches urgentes et importantes que vous devez faire immédiatement ;
• les tâches importantes, mais non urgentes que vous pouvez remettre à plus tard ;
• les tâches urgentes, mais non importantes que vous devriez confier à une entité experte ;
• les tâches non urgentes et non importantes que vous devez supprimer de votre planning.

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Les tâches importantes sont celles qui vous permettent de progresser dans vos objectifs. Cette importance se mesure par l’ampleur des impacts négatifs si vous ne faites pas correctement votre travail. Les tâches urgentes sont celles qui demandent une attention immédiate.

En général, elles sont liées aux objectifs d’un tiers, et non aux vôtres. Ces types de tâches ont une échéance bien définie.

Utiliser des outils organisationnels pour les infirmières

Aujourd’hui, il existe des applications et logiciels qui vous permettent de gérer les tâches médicales et administratives. En effet, ces outils vous permettent de mieux planifier vos tournées, de mettre en place un tableau de synthèse pour voir les activités en cours, d’organiser les dossiers de soins, de gérer la comptabilité et les statistiques, etc.

Vous pouvez aussi choisir un logiciel qui s’occupe uniquement des tâches administratives comme la facturation, la télétransmission de vos actes et le suivi des remboursements de vos honoraires.